Confira dicas para ter sucesso na hora de realizar eventos corporativos:
Dica 1- Ter Objetivo
Definir o objetivo dos eventos corporativos é o primeiro passo e talvez o mais importante. Após isso, é importante criar uma estratégia. Além de entreter, os eventos corporativos são também uma forma de marketing e networking. Entenda o desafio, pesquise o cenário atual do mercado de eventos corporativos e garanta soluções inovadoras.
Dica 2- Planejamento
Fazer uma lista de prioridades é essencial na hora de planejar eventos corporativos. Defina as metas e quais são os resultados esperados. Com isso bem definido, fica fácil saber quais são as metas que devem ser atingidas, e o que será preciso fazer para atingi-las.
Dica 3- Orçamento
Às vezes, os orçamentos dos eventos corporativos podem ir além do que havia sido acordado anteriormente. Para evitar que isso ocorra, acompanhe os custos de perto, sempre compare os preços dos fornecedores e nunca se esqueça de perguntar sobre possíveis cargos adicionais. E lembre-se de pedir por escrito todas as tarifas dos serviços que serão contratados.
Dica 4- Prazos
Definir as possíveis datas para que os eventos corporativos aconteçam é um dos passos mais importantes. Crie um calendário com todos os prazos e escolha as datas possíveis para que seu evento corporativo aconteça. Dessa forma, você garante que os prazos sejam cumpridos a tempo.
Dica 5- Fornecedores
Ter uma forte cadeia de fornecedores é muito importante na hora de organizar e negociar serviços para eventos corporativos de sucesso. O ideal é conhecer os fornecedores antes do dia do evento e garantir um leque com boas opções. Divida com eles os desafios que o evento enfrentará e reconheça o valor dos serviços e produtos dos bons fornecedores.
Dica 6- Documentação
São necessárias inúmeras empresas e profissionais para organizar eventos corporativos, e o trabalho pode consumir dias ou até meses de trabalho. Tudo tem que estar documentado com detalhes, apontando os deveres e direitos de cada empresa envolvida. É neste momento que garantimos a segurança dos convidados, o investimento prévio de um fornecedor, a entrega de um produto, e a prevenção de um imprevisto que possa vir a acontecer.
Dica 7- Interatividade
Tecnologia e inovação mostram modernidade e podem surpreender os convidados que participam dos eventos em São Paulo. Interagir com o público vai além de um RSVP (confirmação de presença). Sistemas de hotsite pré-evento, linhas de 0800, e-mail marketing e utilizar as redes sociais demonstram clareza e criam intimidade.
Dica 8- No dia do evento
O grande dia chegou. Reúna as equipes um dia antes do evento, cheque dúvidas finais e renove o compromisso de todos com o projeto. Fique atento a detalhes pequenos, eles podem comprometer momentos importantes dos eventos corporativos. Imprevistos podem acontecer, por isso é importante ter um líder em cada área para que os reparos necessários sejam feitos com agilidade.
Dica 9- Pós-evento
Pode não parecer, mas o pós-evento é uma etapa muito importante, pois é o momento ideal para estreitar laços com os participantes. Garanta feedback, como fotos, filmes ou conteúdos sobre o evento. Dar um retorno para todos os envolvidos no processo também faz a diferença. Compartilhe elogios e pontos de melhoria para os próximos eventos corporativos.