Confira dicas para ter sucesso na hora de realizar eventos corporativos:

Dica 1- Ter Objetivo

Definir o objetivo dos eventos corporativos é o primeiro passo e talvez o mais importante. Após isso, é importante criar uma estratégia. Além de entreter, os eventos corporativos são também uma forma de marketing e networking. Entenda o desafio, pesquise o cenário atual do mercado de eventos corporativos e garanta soluções inovadoras.

Dica 2- Planejamento

Fazer uma lista de prioridades é essencial na hora de planejar eventos corporativos. Defina as metas e quais são os resultados esperados. Com isso bem definido, fica fácil saber quais são as metas que devem ser atingidas, e o que será preciso fazer para atingi-las.

Dica 3- Orçamento

Às vezes, os orçamentos dos eventos corporativos podem ir além do que havia sido acordado anteriormente. Para evitar que isso ocorra, acompanhe os custos de perto, sempre compare os preços dos fornecedores e nunca se esqueça de perguntar sobre possíveis cargos adicionais. E lembre-se de pedir por escrito todas as tarifas dos serviços que serão contratados.

Dica 4- Prazos

Definir as possíveis datas para que os eventos corporativos aconteçam é um dos passos mais importantes. Crie um calendário com todos os prazos e escolha as datas possíveis para que seu evento corporativo aconteça. Dessa forma, você garante que os prazos sejam cumpridos a tempo.

Dica 5- Fornecedores

Ter uma forte cadeia de fornecedores é muito importante na hora de organizar e negociar serviços para eventos corporativos de sucesso. O ideal é conhecer os fornecedores antes do dia do evento e garantir um leque com boas opções. Divida com eles os desafios que o evento enfrentará e reconheça o valor dos serviços e produtos dos bons fornecedores.

Dica 6- Documentação

São necessárias inúmeras empresas e profissionais para organizar eventos corporativos, e o trabalho pode consumir dias ou até meses de trabalho. Tudo tem que estar documentado com detalhes, apontando os deveres e direitos de cada empresa envolvida. É neste momento que garantimos a segurança dos convidados, o investimento prévio de um fornecedor, a entrega de um produto, e a prevenção de um imprevisto que possa vir a acontecer.

Dica 7- Interatividade

Tecnologia e inovação mostram modernidade e podem surpreender os convidados que participam dos eventos em São Paulo. Interagir com o público vai além de um RSVP (confirmação de presença). Sistemas de hotsite pré-evento, linhas de 0800, e-mail marketing e utilizar as redes sociais demonstram clareza e criam intimidade.

Dica 8- No dia do evento

O grande dia chegou. Reúna as equipes um dia antes do evento, cheque dúvidas finais e renove o compromisso de todos com o projeto. Fique atento a detalhes pequenos, eles podem comprometer momentos importantes dos eventos corporativos. Imprevistos podem acontecer, por isso é importante ter um líder em cada área para que os reparos necessários sejam feitos com agilidade.

Dica 9- Pós-evento

Pode não parecer, mas o pós-evento é uma etapa muito importante, pois é o momento ideal para estreitar laços com os participantes. Garanta feedback, como fotos, filmes ou conteúdos sobre o evento. Dar um retorno para todos os envolvidos no processo também faz a diferença. Compartilhe elogios e pontos de melhoria para os próximos eventos corporativos.

O turismo é uma área que movimenta bilhões de reais não só no Brasil, mas como no mundo todo em ano após ano. E uma das áreas mais movimentadas do setor é o turismo corporativo, pois, são muitas as ocasiões em que as empresas precisam que colaboradores estejam viajando lugares diferentes. Por essas e outras é que o turismo corporativo se tornou uma poderosa ferramenta no universo executivo.

Aqui na Four Stations , o turismo corporativo é fundamentado prioritariamente nas necessidades estabelecidas pela empresa, devendo, portanto, ater-se a limitações de orçamento, bem como às diretrizes definidas na política de viagens corporativas da instituição. O funcionário não escolhe o destino para o qual deverá se deslocar e tampouco tem a oportunidade de garantir confortos adicionais, afinal, o objetivo fundamental é atender aos interesses da empresa, reduzir gastos e obter sempre a melhor relação possível entre custo e benefício junto a fornecedores. A viagem deve correr tranquilamente, proporcionando ao funcionário o conforto, a segurança e o bem-estar cabíveis, sem abusos ou desperdícios.

Nas viagens corporativas, tem-se uma previsão e os devidos acompanhamento e controle de todas despesas. Nesse caso, o colaborador que viaja precisa prestar contas a respeito de todos os seus gastos, informações que poderão ser utilizadas para a elaboração de relatórios a fim de que a empresa reformule suas estratégias de gestão de viagens. Descobrindo o que e como o dinheiro está sendo gasto, consegue-se pensar em formas de economizar ainda mais.

Em certas empresas, as viagens corporativas podem chegar a representar uma de suas maiores despesas, provavelmente ficando atrás somente das oriundas dos valores despendidos com folha de pagamento de pessoal e tecnologia. Isso demonstra a urgente necessidade de se dedicar esforços em busca de economia de recursos financeiros, mas sem que haja perda da qualidade do serviço oferecido aos colaboradores submetidos aos deslocamentos em prol dos negócios.

E é aí que entra uma boa gestão de viagens corporativas, colaborando substancialmente com a otimização do turismo de negócios e fazendo com que a empresa alcance as metas estabelecidas, ao mesmo tempo em que cuidadosamente controla seu orçamento.

Talvez a principal pergunta seja: Como poder reduzir gastos com o turismo corporativo?

Para isso, é preciso que as viagens corporativas planejadas sejam capazes de se adequar ao orçamento da instituição. Assim, a presença de um gestor de viagens corporativas ganha crescente relevância. E isso é especialmente verdade em tempos de crise, em que oscilações no preço dos combustíveis, tarifas aéreas variáveis e valores praticados pelas redes hoteleiras ameaçam o equilíbrio financeiro das empresas que têm as viagens de negócios como parte de sua rotina.

Estruturar uma política de viagens corporativas ampla e adequada às necessidades do negócio se mostra como um dos caminhos para encontrar um meio-termo entre qualidade dos serviços prestados aos viajantes e bons custos. Entretanto, não basta simplesmente que a política de viagens corporativas exista! Ela precisa ser de fácil acesso e chegar ao conhecimento de todos os colaboradores da instituição, devendo ser integralmente implementada e seguida.

Desburocratizar os fluxos envolvidos no planejamento, na solicitação e na respectiva autorização de viagens corporativas também é um modo eficaz de conseguir fazer mais com menos. Não se esqueça que viagens programadas com antecedência costumam ser mais baratas por haver uma maior possibilidade de fazer comparações de preços e negociar descontos.

A adequada prestação de contas por parte dos viajantes e a elaboração de relatórios com base nos dados obtidos também pode facilitar o controle de despesas e aprimorar a forma com que a empresa lida com o orçamento destinado às viagens, redirecionando suas estratégias e maximizando resultados.

O turismo corporativo é uma área complexa, abrangente e fascinante, que auxilia as empresas a ampliar seu alcance e atingir seus objetivos. O segmento movimenta uma grande quantidade de dinheiro todos os anos, o que justifica a cada vez maior dedicação de esforços das instituições na compreensão do funcionamento da área e no aprimoramento de seus processos de gestão de viagens corporativas. Se sua empresa ainda não conhece as minúcias do turismo corporativo, vale a pena se informar e procurar ajuda especializada, pois isso pode significar melhores resultados e uma grandiosa economia no orçamento!

Organizar um evento executivo pode dar trabalho já na hora de definir o tipo de encontro, as características dele e o foco do evento.

Isso porque existem diversos tipos de eventos corporativos e cada um deles tem características, abordagens e objetivos diferentes.

Os motivos para reunir os colaboradores, clientes ou prospects de uma empresa são muitos. O objetivo pode ser a capacitação profissional da equipe, motivação, a apresentação de um novo produto ou promover momentos de descontração.

Qualquer uma dessas razões são muito eficientes para tornar os funcionários e clientes de uma empresa mais comprometidos com o seu trabalho, além de estimulá-los à produção.

Isso porque os eventos têm o poder de quebrar a rotina e dessa forma os colaboradores têm a energia renovada para seguir com as suas tarefas.

Por isso é muito importante entender as diferenças entre os eventos para acertar na hora de definir o escopo do trabalho e colocar mãos à obra.

Confira abaixo uma seleção que elaboramos com os 10 tipos de eventos corporativos mais comuns para você se inspirar e promover momentos de troca e conhecimento.

1- CONFRATERNIZAÇÕES E COMEMORAÇÕES

Esse é um dos tipos de eventos executivos mais fáceis de se organizar e que podem garantir ótimos resultados no curto prazo. Montar uma confraternização para o público interno, dependendo do objetivo e dos recursos que a empresa possui, pode ser um trabalho realizado até mesmo pelos funcionários.

Em geral, as áreas de marketing, comunicação, relações públicas e recursos humanos são os setores que se envolvem com esse tipo de organização.

E os motivos que levam a empresa a confraternizar podem ser inúmeros, como o aniversário da empresa, o fechamento de um negócio importante, mudança nas diretrizes da empresa, datas comemorativas (fim de ano, encerramento das atividades anuais, Carnaval, Páscoa, etc).

Inclusive, as confraternizações também podem fazer parte do calendário sem uma razão específica, apenas como uma política da empresa. Assim, num determinado dia todos se reúnem para um almoço ou jantar especial.

Já uma confraternização de maior porte, como o encerramento das atividades anuais ou festa de fim de ano, pode exigir mais recursos e até justifique a contratação de uma empresa terceirizada, conforme o número de convidados. Esse tipo de evento é ideal, inclusive, para reunir todos os colaboradores quando a empresa possui várias unidades.

2- PALESTRA

Nesse tipo de evento é possível abordar um tema relevante aos funcionários e clientes da empresa, mesmo que não seja um assunto intimamente ligado ao setor da mesma, mas sim ao mundo corporativo ou a questões relevantes na sociedade como um todo.

Alguns exemplos de palestras interessantes é abordar os diretos e deveres dos cidadãos, igualdade de gênero, práticas sustentáveis, leis trabalhistas e temas motivacionais. As palestras de motivação, quando ministradas por uma pessoa experiente no tema, também são muito produtivas e descontraídas.

Aqui o mais importante não é só a ambientação do evento, os materiais de apoio, coffee break e a estrutura do local, mas sim a qualidade do palestrante e a relevância do tema para o público.

É preciso alinhar com a gerência e os diretores o momento pelo qual a empresa está passando e como está o clima organizacional para utilizar que a palestra aborde um conteúdo de interesse dos funcionários e clientes e que atinja o seu objetivo. Se não forem observados esses detalhes, a chance de dar um tiro no pé é bem grande.

3- CURSO

Os cursos voltados para clientes ou para o público interno são eventos que podem ser organizados para acontecer com certa frequência num cronograma anual de temas a serem tratados.

Assim como as palestras, os cursos não exigem um planejamento minucioso, mas aqui a ideia principal é qualificar profissionalmente o público-alvo. Cada encontro pode durar um dia inteiro, mais de um dia ou mesmo um turno.

O importante, assim como no caso das palestras, é que o conteúdo seja relevante e que não seja maçante e sim bastante produtivo.

4- WORKSHOP

Esse tipo de evento se assemelha em muito com o curso, mas aqui a ideia é que os participantes não se restrinjam a receber o conteúdo passivamente, mas que coloquem a mão na massa.

Ou seja, o workshop nada mais é que um tipo de curso mais prático, sendo que ele tende a ser  mais efetivo se for organizado para públicos específicos e não de forma genérica.

Para criar um ambiente mais extrovertido, menos pesado, recomendamos que esse evento seja realizado fora da empresa, num hotel ou num centro de convenções, por exemplo.

5- SEMINÁRIO

Seminários são reuniões onde um determinado assunto é desenvolvido com profundidade e que concentra uma série de conferências e atividades. O objetivo de um seminário é atualizar os conhecimentos dos participantes utilizando palestrantes de áreas específicas.

Também é possível que os próprios empregados realizem seminários, promovidos, por exemplo, pelo sindicato e demais entidades que os representem.

O ideal é que sejam convidados palestrantes diversos que abordem temas diferentes, porém voltados para o mesmo setor. É importante garantir que os palestrantes não fujam do propósito e que ofereçam um conteúdo interessante e dinâmico para todos.

6- GINCANAS

As gincanas são atividades que podem fazer parte de um evento interno ou externo. É um tipo de atividade descontraída, perfeita para ser realizada em grupos, ideais para reuniões empresariais ou para um momento de descontração durante um grande evento.

É preciso que haja um número razoável de participantes para que elas sejam realmente divertidas e desafiadoras. Elas se baseiam, basicamente, em competições onde os participantes se organizam em grupos ou podem competir até mesmo entre si.

A ideia é que seja uma diversão, portanto as provas devem ser bem engraçadas, de preferência   desafios físicos como corridas, mímicas, etc. Se você puder organizar a gincana ao ar livre, melhor ainda!

7- FEIRA

Feiras e exposições são eventos de grandes proporções onde são reunidas várias empresas expositoras que possuem como objetivo tornar seus negócios conhecidos e acessíveis.

Elas acontecem para ativar um determinado setor econômico ou industrial, ou ainda para oferecer uma proposta cultural ou de entretenimento, como por exemplo, as feiras gastronômicas e de livros.

Os estandes devem ser atrativos a ponto de promover relacionamentos e gerar negócios e a distribuição de material de comunicação e brindes é praticamente obrigatória.

8- CERIMÔNIA

No ambiente executivo existem vários motivos para se criar uma cerimônia. O objetivo pode ser uma premiação de funcionários, destacar os melhores de cada setor, a posse de uma nova diretoria, a aposentadoria do presidente, a inauguração de um novo escritório, entre outros.

Trata-se de um evento geralmente formal onde há a necessidade de alguém que ocupe a função de mestre de cerimônias conduzindo as solenidades.

É preciso também que se providencie troféus ou placas de homenagem e muita atenção para evitar erros na grafia e na pronúncia dos nomes dos premiados. Nada incomoda mais do que ter o seu próprio nome escrito de maneira incorreta numa placa de homenagem ou num certificado.

9- LANÇAMENTO DE PRODUTOS

Um evento é uma das melhores ações que se pode pensar para comunicar o lançamento de um novo produto. Por se tratar de um encontro com um objetivo bem específico, ele não pode ser muito longo, ou as pessoas vão se cansar e começam a ir embora na metade do evento.

Reserve por volta de 30 minutos para falar sobre o produto e espalhe de maneira estratégica estandes com materiais impressos e vendedores habilitados para tirar dúvidas ou fechar negócios.

Se possível, programe a apresentação do produto para o meio do evento, assim dá tempo de todo mundo chegar (lembre-se que os brasileiros têm o hábito de se atrasar para qualquer coisa) e se algum convidado precisar sair antes do final, ele não perde as informações mais importantes.

Que tal oferecer pequenas amostras do produto em formato de brinde? Os participantes vão adorar.

10- FESTA PÓS EVENTO EXECUTIVO

A festa pós evento é a famosa esticadinha, aquele momento de descontração que pode ser realizada em um barzinho, um clube ou qualquer local mais descontraído.

Não é algo realmente formal, é mais um encontro depois que todos cumpriram suas tarefas no curso, no seminário ou no workshop e podem relaxar e interagir com os outros participantes.

Se o evento corporativo ocorrer num hotel, você pode organizar um pequeno coquetel no encerramento do evento na área do bar ou em algum local específico disponibilizado pelo estabelecimento. Inclusive é possível convidar até mesmo os familiares dos participantes.

 

Seja pelo desejo de explorar outros mercados ou pela vontade de contribuir para elevar o nível de satisfação dos funcionários, a implementação da prática das viagens à cultura das empresas vem aumentando gradativamente.

O que você tem que entender desde já é que estruturar o procedimento de viagens corporativas ajuda a trabalhar com organização e antecipação, reduzindo custos e conferindo mais qualidade aos deslocamentos.

Que tal aprender de uma vez por todas a elaborar esse processo adequadamente? Então basta conferir os próximos tópicos!

Defina o objetivo da política de viagens

Antes de mais nada, pense no foco do procedimento. A política de viagens é para ajudar a reduzir os custos sem abrir mão do conforto dos funcionários ou para incentivar que mais colaboradores participem de cursos e conferências, por exemplo? Outros propósitos podem ser: ampliar o mercado de atuação ou mesmo regularizar definitivamente os deslocamentos, eliminando problemas recorrentes e trazendo mais qualidade para os profissionais.

Alinhe as normas às necessidades dos viajantes

O conjunto de normas para viagens corporativas tem que estar de acordo com as reais necessidades da empresa e dos viajantes. Por isso, vale a pena dialogar com os profissionais dos setores envolvidos, fazendo um levantamento dessas necessidades a fim de descobrir exatamente que aspectos a política de viagens deve abordar.

Outro ponto importante é refletir sobre a natureza organizacional da empresa. Afinal de contas, não existe um modelo único de procedimento de viagens corporativas. Na prática, cada qual deve ser fundamentado em iniciativas que sejam adequadas à realidade do negócio, seja qual for seu porte e sua área de atuação.

Especifique as despesas envolvidas

É necessário listar o máximo de possíveis custos envolvidos, como gastos com telefonemas, transporte, alimentação, seguro para material de trabalho, estacionamento e até gorjetas. Especificar as despesas é importante para fazer uma previsão do orçamento.

Com o levantamento de dados sobre as viagens corporativas, é possível prever o custo médio de passagens, hospedagens, refeições e deslocamentos terrestres, trabalhando, assim, com previsibilidade.

Mas atenção: ainda que lidando com gastos estimados, podem surgir eventuais despesas não previstas. Para resolver, o melhor é determinar uma quantia limite, explicando aos colaboradores que cada despesa deverá ser justificada com recibos ou notas fiscais — documentos que posteriormente devem ser apresentados pelos funcionários.

Determine (e divulgue) regras claras e objetivas

Lembre-se de que é importante pontuar aspectos no sentido de eliminar dúvidas mais comuns, o que vai depender da realidade vivida por cada empresa. Em geral, o melhor é que as normas sejam objetivas, de fácil compreensão para os funcionários e bem difundidas na empresa, para que todos tenham conhecimento e possam, portanto, orientar-se por elas.

Só tenha atenção ao nível de detalhamento, ok? Elaborar um procedimento de viagens corporativas significa criar um roteiro para orientar a equipe. Nesse aspecto, o nível de detalhamento varia conforme as necessidades da organização, existindo políticas de viagens com detalhamento básico, médio ou grande.

Normas com detalhamento básico

Em sua forma mais básica, o conjunto de regras pode contemplar orientações sobre a antecedência com que os funcionários devem realizar a cotação de voos, determinar que as viagens sejam classificadas de acordo com a finalidade (viagens a trabalho, para estudo, treinamento ou outros) e conter uma política clara para reembolsos.

Normas com detalhamento médio

Já optando por um nível maior de detalhamento, as normas podem conter um escopo bem definido quanto ao uso dos cartões corporativos, orientar que os funcionários verifiquem a real necessidade da viagem (contrapondo a opções de comunicação tecnológicas), ter diretrizes quanto à locação de veículos e hospedagem, exigir como padrão voos em classe econômica e até mesmo incluir diferenciações para itens reembolsáveis ou não.

Normas com detalhamento alto

Quando o conjunto de normas tem grande detalhamento, significa que cada item se desdobra em orientações bem específicas. Dessa forma, os funcionários são norteados até mesmo em relação a suas responsabilidades com visto e passaporte. Outro aspecto do detalhamento robusto das regras para viagens corporativas é a possibilidade de pontuar com maior rigor os prazos que os funcionários precisam respeitar quanto à organização dos deslocamentos ou a justificação das despesas.

Um dos principais benefícios do alto nível de detalhamento está em poder oferecer vantagens extras aos funcionários, como poder escolher em que hotel prefere ficar dentre as opções de hospedagem com mesma classificação, por exemplo.

Considere fixar limites diários para as despesas

A definição de um limite diário para os gastos em viagens, torna mais simples a manutenção do controle com custos estimados, limitados por dia, as ações dos funcionários durante os deslocamentos se mantêm sob certo controle, uma vez que foram previamente aprovadas.

Mantenha as normas sempre atualizadas

Atualize a política de viagens com frequência, tornando as regras tão flexíveis quanto a exigência da realidade da empresa. Quando as normas são moldadas às necessidades da organização, passam a fazer mais sentido aos olhos de gestores e acionistas. Assim, sempre que o procedimento sofrer atualizações, comunique as mudanças aos funcionários, aproveitando a oportunidade para solicitar que façam comentários e sugestões a respeito.

Não se esqueça que, com uma política devidamente esclarecida, atualizada e em pleno funcionamento, é possível gerenciar melhor o orçamento da empresa destinado às viagens corporativas.

Elabore uma política de reembolso

Os colaboradores não podem ter dúvidas sobre o processo de solicitação de reembolso. Daí a importância de esclarecer ao máximo os detalhes a esse respeito. Os viajantes precisam saber se há necessidade de recolher recibos para todas as despesas ou apenas para justificar gastos extras, se é necessário preencher relatórios, se devem requerer alguma quantia com antecedência, cumprir prazos de envio, entre outras diretrizes.

Os prazos para o recebimento do reembolso também devem ser informados com máxima clareza aos colaboradores, assim como também é necessário comunicar as consequências do não cumprimento dessas normas.

Conte com a ajuda de especialistas

A política de viagens corporativas pode ser um grande diferencial para a empresa, que passa a contar com processos mais eficientes para lidar com essa prática. Justamente por saber o valor que um procedimento bem elaborado possui, contar com o apoio de especialistas equivale a garantir o alcance de melhores resultados, não deixando que nenhuma necessidade da empresa fique desassistida.

A atuação de profissionais com experiência minimiza equívocos comuns na elaboração da política de viagens. Isso porque, afinal, esses profissionais já têm conhecimento sobre as melhores práticas para segmentos de negócios diferentes.

Com ajuda especializada, é possível ainda contar com padrões para relatórios de despesas, saber qual a melhor forma de definir estimativas e trabalhar com previsibilidade. Além disso, profissionais com expertise são capazes de fazer um levantamento mais acurado de certos dados, como destinos mais comuns e tempo de permanência mais praticado nas viagens — aspectos importantes para entender a realidade da empresa, seus fatores limitantes e o que precisa ser abordado nas normas ao definir um bom procedimento de viagens corporativas.

Qual o papel de uma assessoria de eventos?

Organizar um evento de qualidade nunca é uma tarefa simples, mas não é preciso se desesperar! Para facilitar o seu trabalho, é possível contar com o auxílio de uma assessoria de eventos, empresa especializada na área e preparada para lidar com cada etapa do processo de produção.

Contratar uma assessoria é uma maneira eficiente de garantir profissionalismo na produção de seu evento, poupando tempo de trabalho de sua equipe, que não precisará dedicar esforços a essa tarefa e poderá seguir com as suas atividades normais na empresa.

Se você está interessado em contratar esse serviço, mas não sabe como funciona uma assessoria de eventos, confira!

Em quais etapas da produção uma assessoria pode ser útil?

1. Planejamento

O papel da assessoria tem início desde a pré-produção, quando são feitas as reuniões de planejamento para o evento. Essa etapa é de extrema importância, pois envolve a definição de diversos itens como objetivos, público-alvo, possíveis atrações e orçamento.

É o planejamento que vai nortear o trabalho da assessoria, que ficará responsável por fazer o evento acontecer sem nada fugir do combinado, o que é uma garantia de que tudo sairá conforme você espera.

2. Divulgação

A assessoria de eventos, geralmente, conta com uma equipe preparada para fazer toda a divulgação, desde a produção de material gráfico até o contato direto com as pessoas, sempre tendo em vista o seu público-alvo.

Levando em conta que a divulgação é um dos passos essenciais para o sucesso do evento, já que é a partir dela que o seu público será estimulado a participar, é muito importante deixá-la nas mãos de profissionais que sabem como fazer da maneira mais eficiente possível.

3. Controle do orçamento

Para produzir um evento é necessário investir dinheiro contratando fornecedores, alugando equipamentos e decorando o espaço. Em meio a tudo isso, alguém deve ficar responsável por controlar as finanças para que o saldo não seja negativo ao fim da organização.

Essa é mais uma tarefa que pode ser designada à assessoria de eventos, que ainda fica responsável por emitir relatórios detalhados sobre os custos da produção para que tudo seja realizado com o máximo de transparência.

4. Contratação de fornecedores

As assessorias trabalham diariamente com a produção de eventos e, por isso, lidam com os mais diversos fornecedores. Isso é vantajoso para você, porque os assessores saberão indicar os fornecedores mais adequados para atender às suas necessidades, tudo sem deixar de lado a qualidade dos serviços e o seu orçamento.

Além disso, como assessorias de evento trabalham frequentemente com esses fornecedores, muitas vezes, elas estabelecem parcerias e garantem alguns descontos que você não conseguiria se estivesse organizando tudo por conta própria.

5. Gerenciamento de problemas

Por menor que seja o seu evento, a produção pode envolver desafios e problemas imprevistos que podem ser difíceis de solucionar. Algumas situações comuns são as falhas com o equipamento utilizado no dia da realização ou a falta de um convidado que pode deixar a programação comprometida.

A melhor maneira de lidar com esses problemas é ter uma assessoria de eventos a seu dispor. Afinal, um dos compromissos dela é solucionar quaisquer imprevistos sem comprometer a imagem da sua empresa perante o público.

Quais as vantagens de trabalhar com uma assessoria de eventos?

Se uma assessoria lhe parece apenas um gasto a mais, saiba que, na verdade, ela pode garantir a qualidade do seu evento, além de fazer com que você poupe tempo e dinheiro. Isso mesmo! Uma ajuda especializada pode significar uma boa economia para você! Como? Vamos explicar tudo a seguir!

Pré-produção: um planejamento mais rápido e eficiente

Procurar locais de realização, parcerias e fornecedores, você mesmo é capaz de fazer. Mas, imagine quanto tempo você gastaria pesquisando diferentes empresas, fazendo orçamentos e buscando referências. Uma assessoria especializada já fez essa pesquisa e está constantemente aprimorando seu catálogo de profissionais.

Enquanto você, ao produzir um evento sozinho, se arriscará trabalhando pela primeira vez com um fornecedor, uma assessoria de eventos experiente já conhecerá os profissionais mais qualificados. Além disso, o assessor também saberá quem oferece o melhor custo-benefício. Isso significa segurança e economia para você!

Um assessor que já saiba com quem trabalhar poupará um tempo enorme em sua pré-produção e, ao resolver com agilidade as questões mais básicas, possibilitará que você e sua equipe se dediquem, por exemplo, à estratégia promocional de seu evento.

Produção executiva: na hora do aperto, a experiência faz diferença

Coordenar uma equipe não é fácil. Cada profissional tem um temperamento e uma forma de trabalho, além de qualidades e dificuldades próprias. Como engajar todos os seus colabores no projeto? Há algumas formas para se fazer isso, mas todas só se efetivam por meio de muita conversa, calma e experiência.

Sim, a experiência na produção é que faz com que o assessor de eventos saiba cumprir a difícil missão de lidar com pessoas.

A experiência é também a maior aliada que um profissional pode ter quando as coisas saem do controle. Sempre fazemos de tudo para que nada saia do planejado, mas na hora da execução efetiva do projeto, sabemos que imprevistos acontecem. E ter uma assessoria, nestes momentos, é um alívio. Um assessor de eventos saberá lidar com eventualidades.

Sabe o quando mais o assessor fará toda a diferença? Depois do evento, quando você já estiver exausto. Contar com uma assessoria de evento em uma desmontagem fará com que você nunca mais queira trabalhar de outra forma.

Pós-produção: colocando tudo em ordem

Depois de todo o trabalho para executar a produção de seu evento, resta ainda uma etapa bastante complexa do trabalho. O processo da pós-produção é bastante burocrático, por vezes lento e meticuloso. Isso porque é nesta fase que ocorrem as prestações de contas e a produção de relatórios.

Ao trabalhar com uma assessoria de eventos você saberá que está tudo em ordem. O profissional vai lidar com uma equipe qualificada, que tenha todos os documentos necessários e possa, por exemplo, fornecer notas fiscais de acordo com o serviço prestado — quem já teve de fazer uma prestação de contas sabe como o controle fiscal é complexo.

A pós-produção de um evento nunca é simples e uma ajuda especializada permitirá que esta etapa do trabalho seja realizada de maneira mais eficaz.

Também nessa fase, contar com uma assessoria para resolver as questões mais fundamentais permitirá que você assuma tarefas muitas vezes preteridas, como o agradecimento ao seu público, seus convidados e atrações.

E agora, o que você pensa de uma assessoria de eventos? Talvez você mesmo possa cuidar de toda a produção sem um assessor, mas trabalhar com especialistas trará mais profissionalismo, visibilidade e qualidade a tudo que você fizer. E nós sabemos que é isso que você e seus clientes querem, não é?

A comunicação que surgiu lá atrás, com simples desenhos nas cavernas está se desenvolvendo a cada dia e, com isso, os processos têm se tornado cada vez mais eficientes – se forem aplicadas as técnicas corretas. E é aí que entram as boas práticas do marketing. Porém, o que é plano de marketing?

Dentre todo um conjunto de recursos, o marketing é o que mais soa como negativo para os receptores. Com visões um tanto equivocadas, acabamos relacionando o marketing com campanhas enganosas de uma propaganda mal pensada. E isso não é tão diferente quando falamos dos eventos.

Pensando nisso, vamos apontar aqui os pontos principais para que você consiga entender o que é plano de marketing e te ajudar a elaborar um plano de marketing de sucesso para seu evento.

Afinal, o que é plano marketing, realmente?

Apresentado pelo “pai do marketing”, Philip Kotler, a ação consiste em um processo social simples, onde os indivíduos obtêm o que necessitam e desejam por meio da criação, oferta e troca com produtos de valor. Enquanto isso, Marcos Cobra também afirma o marketing como o simples ato de comercializar.

Vendo desta forma tudo se torna mais um sistema frio e puramente de interesse, mas sabemos que quando se fala de eventos, a história muda muito! Vender eventos vai muito além dos ingressos, trata-se de conquistar, encantar e manter o cliente/participante.

Sabendo disso, podemos apontar o marketing como um processo dinâmico que demanda pesquisa de mercado e planejamento com ações integradas, para identificar os desejos e necessidades humanas do momento, transformando-se também em um instrumento de gestão valioso do seu negócio.

Já ouviu falar do Mix de Marketing?

Partindo do conceito de que fazer marketing envolve o trabalho conjunto de todas as funções responsáveis por tornar possível que um produto ou serviço seja adquirido pelo público final, precisamos falar sobre os4 Ps que compõem o Mix de Marketing.

Quando os 4 Ps estão em equilíbrio, todo o esforço para influenciar e, principalmente, conquistar o público, apresenta retorno. Isso porque representam os quatro pilares básicos para qualquer estratégia de marketing, formados por: Produto, Preço, Praça e Promoção.

1. Produto: Está relacionado à demanda; é puramente aquilo que você oferta, juntamente com um conjunto de atributos tangíveis e intangíveis que são ofertados em seu produto ou serviço.
2. Preço: O único elemento que gera receita no plano estratégico. O preço deverá ser atrativo para o público, avaliando custo, lucro, prazos e descontos. Fora isso, o preço será variável; de acordo com a situação econômica do momento.
3. Praça: Surgindo e interferindo diretamente na segmentação de público, a praça avaliará a melhor logística para distribuição/oferta do seu produto ou serviço.
4. Promoção: Pensando nas maneiras de fazer com que seu cliente tome conhecimento da sua existência, a promoção trabalha as estratégias de divulgação nos canais mais apropriados para seu tipo de produto ou serviço.

 

Como fazer o plano de marketing do seu evento?

Seja qual for o tamanho do seu negócio, e até mesmo do seu evento, dedicar-se para elaborar um bom plano de marketing te ajuda a gerar ainda mais valor para o que você entrega. E você pode conseguir isso em apenas 5 passos!

1- Análise de ambiente

O primeiro passo para que você consiga elaborar e entender o que é plano de marketing, focado em seus eventos, é avaliar quais são os fatores internos e externos que podem causar algum tipo de influência. Avalie também o segmento em que determinado evento está inserido.

Nesse ponto vale investir algum tempo para realizar uma matriz SWOT (Strengths,Weaknesses,Opportunities and Threats), também conhecida por FOFA (Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças), em português. Lembre-se ainda de ter muito claro o budget disponível para as ações de marketing, a fim de conseguir dar continuidade ao plano.

2- Análise de público

Você já deve ter ouvido falar de uma história em que nem sempre o seu público-alvo é o próprio consumidor, certo? E isso se repete aqui também. Mais uma vez, vale o investimento em uma análise e até pesquisa de quem você quer impactar e atrair ao seu evento.  

 

3- Análise de mercado

Lembra-se da matriz SWOT lá do primeiro passo? Pois bem, ela também será útil nessa etapa. Em oportunidades ou ameaças, você colocou alguma empresa de segmento semelhante ao seu? Aqui é o momento de decidir o que será visto como concorrente e o que poderá ser classificado como inspiração para inovar em seus próprios eventos.

4- Definição de estratégias e ações

Uma vez definido o objetivo do seu plano de marketing, será ele o responsável por nortear todas as ações a serem tomadas para aplicar por todo o planejamento.

Aqui será a hora de avaliar o que realmente tem a ver com a sua proposta. Quais serão as plataformas utilizadas para o evento, onde e como será feita a divulgação, etc.

 

O que é plano de marketing e por que é importante para o sucesso do seu evento?

A comunicação que surgiu lá atrás, com simples desenhos nas cavernas está se desenvolvendo a cada dia e, com isso, os processos têm se tornado cada vez mais eficientes – se forem aplicadas as técnicas corretas. E é aí que entram as boas práticas do marketing. Porém, o que é plano de marketing?

Dentre todo um conjunto de recursos, o marketing é o que mais soa como negativo para os receptores. Com visões um tanto equivocadas, acabamos relacionando o marketing com campanhas enganosas de uma propaganda mal pensada. E isso não é tão diferente quando falamos dos eventos.

Pensando nisso, vamos apontar aqui os pontos principais para que você consiga entender o que é plano de marketing e te ajudar a elaborar um plano de marketing de sucesso para seu evento.

Afinal, o que é plano marketing, realmente?

Apresentado pelo “pai do marketing”, Philip Kotler, a ação consiste em um processo social simples, onde os indivíduos obtêm o que necessitam e desejam por meio da criação, oferta e troca com produtos de valor. Enquanto isso, Marcos Cobra também afirma o marketing como o simples ato de comercializar.

Vendo desta forma tudo se torna mais um sistema frio e puramente de interesse, mas sabemos que quando se fala de eventos, a história muda muito! Vender eventos vai muito além dos ingressos, trata-se de conquistar, encantar e manter o cliente/participante.

Sabendo disso, podemos apontar o marketing como um processo dinâmico que demanda pesquisa de mercado e planejamento com ações integradas, para identificar os desejos e necessidades humanas do momento, transformando-se também em um instrumento de gestão valioso do seu negócio.

Já ouviu falar do Mix de Marketing?

Partindo do conceito de que fazer marketing envolve o trabalho conjunto de todas as funções responsáveis por tornar possível que um produto ou serviço seja adquirido pelo público final, precisamos falar sobre os4 Ps que compõem o Mix de Marketing.

Quando os 4 Ps estão em equilíbrio, todo o esforço para influenciar e, principalmente, conquistar o público, apresenta retorno. Isso porque representam os quatro pilares básicos para qualquer estratégia de marketing, formados por: Produto, Preço, Praça e Promoção.

1. Produto: Está relacionado à demanda; é puramente aquilo que você oferta, juntamente com um conjunto de atributos tangíveis e intangíveis que são ofertados em seu produto ou serviço.
2. Preço: O único elemento que gera receita no plano estratégico. O preço deverá ser atrativo para o público, avaliando custo, lucro, prazos e descontos. Fora isso, o preço será variável; de acordo com a situação econômica do momento.
3. Praça: Surgindo e interferindo diretamente na segmentação de público, a praça avaliará a melhor logística para distribuição/oferta do seu produto ou serviço.
4. Promoção: Pensando nas maneiras de fazer com que seu cliente tome conhecimento da sua existência, a promoção trabalha as estratégias de divulgação nos canais mais apropriados para seu tipo de produto ou serviço.

Não deixe de ver: Plano de marketing e comunicação para eventos, semana a semana

Como fazer o plano de marketing do seu evento?

Seja qual for o tamanho do seu negócio, e até mesmo do seu evento, dedicar-se para elaborar um bom plano de marketing te ajuda a gerar ainda mais valor para o que você entrega. E você pode conseguir isso em apenas 5 passos!

1- Análise de ambiente

O primeiro passo para que você consiga elaborar e entender o que é plano de marketing, focado em seus eventos, é avaliar quais são os fatores internos e externos que podem causar algum tipo de influência. Avalie também o segmento em que determinado evento está inserido.

Nesse ponto vale investir algum tempo para realizar uma matriz SWOT (Strengths,Weaknesses,Opportunities and Threats), também conhecida por FOFA (Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças), em português. Lembre-se ainda de ter muito claro o budget disponível para as ações de marketing, a fim de conseguir dar continuidade ao plano.

2- Análise de público

Você já deve ter ouvido falar de uma história em que nem sempre o seu público-alvo é o próprio consumidor, certo? E isso se repete aqui também. Mais uma vez, vale o investimento em uma análise e até pesquisa de quem você quer impactar e atrair ao seu evento.  

Confira: Como criar personas para o seu evento?

3- Análise de mercado

Lembra-se da matriz SWOT lá do primeiro passo? Pois bem, ela também será útil nessa etapa. Em oportunidades ou ameaças, você colocou alguma empresa de segmento semelhante ao seu? Aqui é o momento de decidir o que será visto como concorrente e o que poderá ser classificado como inspiração para inovar em seus próprios eventos.

4- Definição de estratégias e ações

Uma vez definido o objetivo do seu plano de marketing, será ele o responsável por nortear todas as ações a serem tomadas para aplicar por todo o planejamento.

Aqui será a hora de avaliar o que realmente tem a ver com a sua proposta. Quais serão as plataformas utilizadas para o evento, onde e como será feita a divulgação, etc.

Planeje-se: plano de marketing para eventos – 16 semanas

5- Definição de cronograma

Bem conhecido pelos eventos, o cronograma também se encaixa perfeitamente no plano de marketing. Aliás, quem é que consegue viver sem um destes? O cronograma vai te ajudar desde o primeiro passo, mas principalmente para monitorar a recorrência das ações de marketing do seu evento – já que todo plano de marketing não tem fim.

São tantos tipos de eventos corporativos existentes no mercado que fica difícil saber exatamente em que eles se diferenciam, quais suas características, objetivos e como optar por cada um deles.

Além disso, os formatos mais tradicionais e padronizados deram lugar a modelos mais descontraídos, que incluem atividades de entretenimento.

Essa nova maneira de fazer eventos contribui significativamente para o resultado final, como por exemplo:

Melhorando a concentração dos participantes;
Retenção de conhecimento;
Aproximação das marcas com seu público.

Ainda assim, são os objetivos do evento que determinam nossa escolha. Por exemplo, se a empresa trabalha com revendas e precisa se aproximar dessas empresas parceiras, deverá optar pelo formato que mais favoreça essa intenção e usar recursos compatíveis com ela — com destaque para os tecnológicos.

O que é um evento corporativo?
Evento corporativo é um modelo que promove a interação entre participantes, que pode ser utilizado para trazer novos conhecimentos para o público, desenvolver o relacionamento com clientes e parceiros além de vários outros objetivos que podem ser alcançados.

Eles podem receber diversos nomes e modelos diferentes, as tipologias de eventos. Por isso, existe hoje vários tipos de eventos corporativos acontecendo todos os dias.

11 tipos de eventos corporativos
Para ajudar você a conhecer cada um dos tipos de eventos corporativos, vamos sanar todas as dúvidas que podem existir sobre cada um. Ao final da leitura, você vai saber diferenciar cada um deles muito melhor do que a imensa maioria das pessoas.

Conheça agora a lista que preparamos para você com 11 tipos de eventos corporativos e seus objetivos:

1. Congressos
Congressos são grandes eventos que ocorrem em um período determinado. Normalmente, esse prazo gira em torno de uma semana, mas eles também podem ocorrer durante alguns dias, como é o caso do RD Summit.



Durante sua execução podem acontecer várias atividades — como se fossem pequenos eventos internos. Assim, eles englobam palestras, mesas redondas, simpósios, debates, entre outros similares sobre os quais falaremos abaixo.

Você provavelmente já notou que alguns congressos são anunciados como internacionais, nacionais ou regionais — o que é outra de suas características.

Os internacionais incluem eventos com participação de integrantes de outros países em seus painéis, comissões ou nas outras atividades que os compõe.

O objetivo da promoção dos congressos é o enriquecimento científico e cultural dos participantes e, para isso, eles reúnem entidades, universidades ou associações de classe.

É comum que eles possuam uma temática baseada em um interesse específico do grupo para o qual eles são destinados, incluindo a divulgação de tendências de setores específicos.

Por isso, todas as atividades são elaboradas respeitando um tema determinado, de forma a abordar de maneira mais abrangente o conhecimento sobre o assunto.

Em todos os casos de eventos de porte, é muito importante fornecer informações completas para os participantes, no que destacamos a importância de um site para o evento.

2. Convenções
Esses eventos são muito semelhantes aos congressos, mas com uma participação mais intensa dos presentes. A ideia é que haja maior interação e envolvimento nas atividades. Por isso, são muito usados para promover encontros entre os colaboradores de uma empresa, sendo muito comum entre equipes de venda.

Mas também são bastante usados por entidades empresariais ou políticas, com o objetivo de desenvolver ações em defesa de interesses comuns.

Existem, por exemplo, as convenções coletivas, que são reuniões organizadas com a participação de representantes de classes trabalhistas. Elas ocorrem para que seus membros negociem detalhes como piso salarial, benefícios e regras gerais a serem adotadas nas relações de trabalho.

Ou seja, existem tipos diferentes de convenções. No caso das de vendas, que citamos, elas podem reunir distribuidores e representantes além dos vendedores. O objetivo é promover um produto ou serviço, mostrando suas características, para que os participantes possam efetuar melhor o seu trabalho.

Além dessas, também existem as de congraçamento, as de final de ano e as comemorativas. Nesse caso, elas incluem atividades de confraternização e outras ações com o objetivo de estimular os participantes ao engajamento em relação aos interesses da empresa.

Para tanto, é comum que ocorram premiações e outras formas de valorização dos profissionais que se destacaram no trabalho. O encerramento desse tipo de evento costuma ser produzido para ser inesquecível e marcante.

Esse objetivo também faz com que, normalmente, as convenções sejam realizadas em cidades turísticas ou até mesmo em pequenos cruzeiros — no caso das grandes empresas.

Planejar, criar, elaborar um evento do zero demanda uma boa dose de organização por parte do produtor e da sua equipe para que o sucesso da empreitada seja atingido.

E esse é realmente um dos maiores desafios desse ramo, acompanhar todas as atividades e etapas que envolvem um evento, independente do tamanho dele, garantindo que tudo o que é necessário estará em seu devido lugar.

Um evento bem organizado tende a trazer resultados positivos não só durante o dia em que ele acontece, mas principalmente depois, a longo prazo, porém é importante que o planejamento e a execução sejam criteriosos.

Existem diversas ferramentas que auxiliam os responsáveis pela produção de um evento a se organizar, e talvez, a mais importante e mais conhecida seja o checklist.

O checklist de eventos corporativos é fundamental para organizar com sucesso tudo o que você precisa. Por mais que você tenha tudo na ponta da língua, é importante também colocar tudo na ponta do lápis.

Essa ferramenta é de grande ajuda principalmente quando não se organiza um evento sozinho e é preciso que todos os envolvidos estejam a par das informações relevantes a respeito do mesmo.

O QUE É UM CHECKLIST?
O checklist pode ser definido como uma lista de checagem ou de verificação onde você irá relacionar todas as tarefas a serem realizadas com os respectivos prazos e responsáveis pelo cumprimento de cada uma delas.

Existem diversos modelos de checklist, pois cada evento tem uma distribuição de tarefas diferente do anterior, por isso essa ferramenta deve ser adaptada para cada necessidade.

O mais comum é que se faça o checklist em uma planilha de Excel, dessa forma fica mais fácil compartilhar o arquivo com os profissionais que devem acompanhar cada fase da organização.

Porém existe atualmente uma gama de aplicativos, online ou não, que também permitem fácil acesso e interface amigável. Vale a pena fazer uma pesquisa.

Os elementos de cada planilha ficam a cargo do organizador do evento, sendo que quanto mais informações existir e mais detalhadas elas forem, melhor. Assim, não se corre o risco de deixar algo de fora por esquecimento.

Sugerimos que você inclua os seguintes campos:

– Nome do evento;

– Data de realização;

– Local do evento;

– Público estimado;

– Cronograma de atividades.

Não existe um modelo padrão de lista para ajudar você a organizar o seu evento, sendo que alguns itens sempre devem estar sempre presentes e outros podem variar de acordo com o tipo de evento a ser realizado. Outro exemplo de checklist é o seguinte:

– Local;

– Preparação;

– Recursos humanos;

– Recursos materiais;

– Alimentos e bebidas;

– Pós Evento.

É possível perceber que no segundo exemplo os campos escolhidos são mais amplos, sendo ainda que ambos podem se complementar. Caso você ache necessário é possível incluir mais itens no seu checklist para eventos corporativos. O importante é que para cada campo da sua planilha sejam definidos prazos e os profissionais responsáveis pelas tarefas.

COMO FAZER UM CHECKLIST PARA EVENTOS?
O cheklist deve ser uma ferramenta simples de se usar, com informações claras e que facilite a vida do produtor e da equipe, dando uma visão geral e objetiva do que já foi providenciado e do que ainda precisa ser realizado.

O item “cronograma de atividades” é aquele onde devem ser listadas todas as atividades relacionadas ao evento como contratação de serviços, pagamentos, divulgação, alvarás, entre outros. Crie uma atividade e inclua também a sua descrição para que fique bem claro para todos que utilizarem o arquivo o que deve ser feito em cada etapa.

Por exemplo, você pode criar a atividade Coffee Break e dentro dela as descrições: definição de cardápio, solicitação de orçamentos, definir fornecedor, agendar degustação, pagamento do fornecedor, etc.

É necessário ainda que exista um espaço na sua planilha para descrever em que fase (status) cada atividade está, ou seja, se ela foi ou não concluída. Por isso as planilhas no computador são mais eficientes, já que nelas é possível alterar informações com facilidade e compartilhar a lista atualizada em tempo real.

Você pode criar nomenclaturas específicas para os status de cada atividade como: pendente, em andamento, concluído e cancelado. Ou pode classificar os status por cores, tudo o que precisa de atenção e estiver pendente deverá aparecer em amarelo, por exemplo.

A organização das tarefas por cores e por status facilita a visualização e o levantamento de informações, principalmente se o número de atividades for consideravelmente grande.

APLICATIVOS QUE PODEM AJUDAR
Como dissemos anteriormente, além da boa e velha planilha de Excel, existem alguns aplicativos que podem ser compartilhados e que facilitam o gerenciamento não só das atividades mas do evento como um todo.

Confira a nossa seleção e, se possível, teste alguns deles antes de decidir qual será a ferramenta mais adequada para o seu evento e para a sua equipe.

1- Todoist
O Todoist é um aplicativo que permite que o usuário defina todos os passos de um evento de maneira bem simples e objetiva. Você consegue criar projetos e subprojetos definindo as atividades relativas a cada um deles.

Outra vantagem bem interessante é que você consegue delegar tarefas para os responsáveis para que elas colaborem em tempo real com os projetos e objetivos compartilhados. Toda modificação que for salva no projeto é encaminhada para os envolvidos por email ou por notificação push.

2- Wunderlist
O Wunderlist é um gerenciador de tarefas e embora não tenha foco específico para eventos e festas, ele é bem simples de se usar, permite a definição de prazos e cria listas colaborativas. Está disponível para PC ou pode ser sincronizado com o smartphone de toda a equipe.

Com ele você vai criar uma nova lista (o nome do seu evento) e incluir tarefas pendentes. Se a lista for coletiva, os membros da equipe recebem a solicitação para aceitar fazer parte do projeto e também é possível designar responsáveis para cada tarefa com o prazo de execução da mesma.

Você ainda consegue adicionar subtarefas, ou seja, requisitos ou itens que precisam ser realizados para que a tarefa seja concluída e tudo fica disponível em formato de checklist.

3- Google Keep
O Google Keep é uma ferramenta bem útil para organizar informações, notas, listas e fotos de maneira colaborativa. É como se fosse um caderno virtual onde você pode anotar tudo o que estiver pensando, montar listas de tarefas e de atividades de maneira bem intuitiva.

Por ser da suíte de aplicativos do Google, você consegue integrar as listas com seu email pessoal ou profissional e compartilhar as notas e demais informações salvas com os membros da sua equipe. As informações podem ser registradas em formato de áudio, imagem ou texto.

4- Trello
Com o Trello você consegue gerenciar os seus projetos em formato de listas que podem ser ajustadas de acordo com a necessidade do usuário. Você vai conseguir organizar tarefas definindo prazos, data de entrega, adição de checklists, comentários, etiquetas e anexos.

Ele permite que você crie quadros para cada etapa do processo de organização do seu evento como o planejamento, a produção, o pré e o pós evento. A interface já vem configurada com as opções “a fazer”, “em progresso” e “pronto”, mas você consegue personalizar e alterar esses termos.

5- Asana
O Asana é um aplicativo cujo objetivo é organizar o seu fluxo de trabalho ou algum projeto específico. Ele funciona como um calendário de tarefas onde você pode incluir atividades diárias, membros para cada projeto, integrar equipes e unir suas ações profissionais em um único lugar.

A interface é bem intuitiva permitindo a visualização de tarefas e projetos em formato de calendário ou de lista. A cada item concluído você consegue marcar como realizado e assim consegue focar sua atenção somente no que está pendente.

DICAS PARA FAZER UM CHECKLIST DE SUCESSO
Utilizar checklists no seu dia a dia profissional e até mesmo pessoal ajudam muito a organizar as suas atividades, os conteúdos e melhoram os seus processos. Até mesmo os processos mentais ganham com isso, pois você vai ser capaz de pensar de maneira otimizada e ganhar tempo diminuindo as possibilidades de erro.

Ambientes com alta complexidade de tarefas, como é o caso da produção de eventos, costuma enfrentar duas grandes dificuldades: uma delas é o fato de termos memória falha e a outra é quando as pessoas acham que podem pular etapas por se sentirem infalíveis.

Os checklists nos protegem desses dois problemas e podem facilmente ser implantados na rotina de qualquer área e em qualquer perfil de equipe.

Pra começar, ele deve ter as informações básicas que já listamos no começo desse artigo e cada item deve estar bem detalhado de acordo com o perfil do seu evento.

Na sequência, você precisa dividir o checklist em áreas que contemplem as atividades gerais com cronogramas, lista de participantes, serviços de apoio, entre outros. É preciso também elencar os recursos humanos como a equipe médica, recepcionistas, tradutores, operadores de áudio e vídeo, etc.

Reserve um espaço para o cerimonial, protocolo, ordem do dia, a estrutura, disposição das mesas, sinalização, local de alimentação e recursos materiais que serão utilizados.

Dessa forma tudo será abordado e nada será esquecido!

Como organizar um evento corporativo?
Fazer uma festa de confraternização bem-sucedida significa ter convidados engajados, que realmente queiram estar lá, e não o façam apenas por obrigação (como acontece muito em eventos internos).

Para isso, você vai precisar de um planejamento que se adeque com o que seu público-alvo gosta de fazer, num ambiente em que eles se sintam confortáveis e felizes.

Não tem como organizar um evento corporativo sem um excelente planejamento, sob o risco de se tornarem completos desastres.

Por exemplo, desperdícios e prejuízos podem ser facilmente prevenidos com a precaução da equipe responsável pela organização. O plano de comunicação interna e a divulgação também são pontos primordiais para o sucesso do seu evento.

Siga nossas dicas para eventos corporativos e garanta uma boa comemoração!

1. Comece a organizar seu evento antecipadamente.
Eventos feitos de última hora costumam sair bem mais caros e mais propensos a erros. Portanto, comece a pensar no buffet, na lista de convidados, nas atrações e no espaço que você usará para realizar o evento pelo menos um mês antes.

É interessante criar um calendário anual de eventos da empresa, para que, assim, o orçamento seja dividido de forma mais prudente e justa. Não adianta nada querer “fazer bonito” para e acabar com todo o caixa disponível no evento e vice-versa.

2. Monte uma equipe responsável pela organização.
É importante criar uma equipe com pessoas que saibam trabalhar em grupo e que já tenham experiência com eventos. Elas provavelmente já sabem lidar com fornecedores e costumam ser mais práticas e organizadas do que o restante da equipe.

Pessoas da área de comunicação e marketing tão podem ser ideais para eventos corporativos, já que possuem facilidade em lidar com pessoas, além de terem conhecimento em divulgação de eventos, comunicados internos e outras ferramentas que facilitam esse tipo de ação.

3. Faça um checklist de todas as etapas do planejamento.
Nada como organizar um evento corporativo com ajuda de listas de tarefas! Passar para o papel é sempre a melhor maneira de organizar e seguir um plano para o desenvolvimento de projetos.

Não confie tanto no seu cérebro! É normal acabarmos esquecendo detalhes importantes. Faça um checklist para o evento corporativo e tudo acontecerá com muito mais facilidade.

Para auxiliar, faça esse checklist focando em tudo que será necessário para seu evento e vá marcando o desenvolvimento de cada etapa até que tudo esteja preparado.

Você pode usar aplicativos para controle de tarefas, como o Google Keep, que permitem a criação de checklists divididos por cartões.

4. Escolha uma boa data
Fazer eventos em datas comemorativas, principalmente durante o fim de ano, pode ser um desafio para que todos – ou a grande maioria – dos convidados compareçam. O dia da semana e a hora do evento também são fatores relevantes. Por isso, foque nos finais da semana, como o final do expediente da sexta-feira.

É importante encontrar uma data em que a equipe não esteja entrando de férias ou passando com a família. Se você quer comemorar o Natal na empresa, por exemplo, faça o evento uma ou duas semanas antes. E não se esqueça de avisar com antecedência por e-mail, além de certificar que todos estejam cientes dos detalhes!

5. Inove!
Organize brincadeiras que engajem e promovam a interação entre todo o time, para os casos de eventos internos. Em festas temáticas, brincadeiras relacionadas às datas comemorativas são ótimas formas de estreitar a relação entre a equipe.

Um bom exemplo, que já é bastante utilizado, é a o amigo oculto. Você pode fazê-lo estipulando um preço máximo ou restringindo o presente a barras de chocolate da preferência de cada um. Em festas juninas, você pode fazer pescarias, derruba-latas etc.

O importante é promover um ambiente descontraído e espontâneo!

Além de promover mais eficiência na gestão e na performance corporativa, a Siteware sabe da importância do engajamento de seus colaboradores e como organizar um evento corporativo pode ajudar neste objetivo.

Qual o seu desafio?

Menos custo e mais eficiência quase sempre significam maiores lucros. Quase nada na gestão da sua empresa pode ajudar mais nessa meta do que a logítica empresarial.

É fato. As empresas começam a crescer, a demanda aumenta e junto aparecem os desafios operacionais. Como produzir mais em menos tempo? Como entregar mais rápido? Fazer mais com menos é o espírito de todo bom empreendedor. E quer saber, é isso que faz com que eles invistam em uma boa operação logística e se destaquem no mercado. A Bebê Store, e-commerce de produtos para mãe e bebê, é um ótimo exemplo. Para eles, investir na logística empresarial fez toda a diferença: a partir do momento que acertaram os ponteiros da sua operação, ganharam em qualidade e muita economia.

A logística empresarial nasceu da necessidade de melhorar a qualidade da operação (esse ponto, principalmente, pensando na experiência do cliente e na redução de custos). Afinal, em tempos de muita competitividade, ou você cria novos mercados e acha o seu oceano azul, ou precisa encontrar outras formas de se destacar. A operação logística tem tudo a ver com isso, pois é ela que te ajudará a ser cada vez mais eficiente.

Quanto mais complexa se torna a atividade da empresa, maior a necessidade de coordenar de forma sistêmica todos os aspectos envolvidos no processo de produção, ou seja, maior a necessidade de cuidar muito bem da logística empresarial

Esta é a área da administração que propõe caminhos para organizar melhor os processos de produção da empresa, o que envolve a gestão de estoques, transporte, distribuição, fornecedores, enfim, tudo que está ligado à sua produção.

Você sabia que a logística empresarial surgiu inspirada em processos e táticas usadas em campo de batalha durante a Segunda Guerra (e até muito antes na história do homem)? Pois é. Para vencer suas batalhas, os militares precisavam montar complexos esquemas para transportar e armazenar suprimentos e armas. Terminada a guerra, com a acirrada competição no mercado, as empresas começaram a se perguntar o que poderiam aprender com essas táticas de batalha. A reposta formulada é o que conhecemos como logística empresarial.

Confira algumas dicas básicas para fazer sua logística:

Tenha um plano B para tudo: esteja sempre à frente de possíveis problemas – inclusive, e principalmente, daqueles que não pode controlar.
Invista e modernize a sua comunicação: entre sua equipe, fornecedores, e até mesmo com clientes. Quanto mais e melhor você fizer isso, melhor será o desempenho e a fluidez da sua operação.
Controle tudo: e a comunicação e troca de informações entra nesse item. Você precisa estar no comando, saber tudinho o que está acontecendo. Quem não mede, não gere. Fazer um minucioso registro das principais métricas do seu negócio e acompanhá-las no dia a dia vai ajudar a entender onde você está acertando, onde está errando, e como pode otimizar cada passo do processo produtivo.
Para fazer uma boa logística empresarial, é necessário entender alguns aspectos e conceitos base. A seguir vamos passar por eles:

Supply chain, ou cadeia de suprimentos: o que é e para que serve?

O supply chain engloba todos os estágios e atores envolvidos direta, ou indiretamente, no atendimento de um pedido – fornecedores, fabricantes, distribuidores, lojistas e clientes. A participação desses atores no processo de produção está, de alguma forma, encadeada, e por isso a ideia de cadeia.

Para se ter uma boa logística, é fundamental gerenciar (muito bem) o supply chain. De uma maneira bem básica, isso envolve decisões do campo estratégico, de planejamento e operacional, como o controle dos fluxos de informação, materiais e serviços, bem como a coordenação de decisões relacionadas a estoques, estratégias de venda, distribuição e negociação com fornecedores.