Seja pelo desejo de explorar outros mercados ou pela vontade de contribuir para elevar o nível de satisfação dos funcionários, a implementação da prática das viagens à cultura das empresas vem aumentando gradativamente.
O que você tem que entender desde já é que estruturar o procedimento de viagens corporativas ajuda a trabalhar com organização e antecipação, reduzindo custos e conferindo mais qualidade aos deslocamentos.
Que tal aprender de uma vez por todas a elaborar esse processo adequadamente? Então basta conferir os próximos tópicos!
Defina o objetivo da política de viagens
Antes de mais nada, pense no foco do procedimento. A política de viagens é para ajudar a reduzir os custos sem abrir mão do conforto dos funcionários ou para incentivar que mais colaboradores participem de cursos e conferências, por exemplo? Outros propósitos podem ser: ampliar o mercado de atuação ou mesmo regularizar definitivamente os deslocamentos, eliminando problemas recorrentes e trazendo mais qualidade para os profissionais.
Alinhe as normas às necessidades dos viajantes
O conjunto de normas para viagens corporativas tem que estar de acordo com as reais necessidades da empresa e dos viajantes. Por isso, vale a pena dialogar com os profissionais dos setores envolvidos, fazendo um levantamento dessas necessidades a fim de descobrir exatamente que aspectos a política de viagens deve abordar.
Outro ponto importante é refletir sobre a natureza organizacional da empresa. Afinal de contas, não existe um modelo único de procedimento de viagens corporativas. Na prática, cada qual deve ser fundamentado em iniciativas que sejam adequadas à realidade do negócio, seja qual for seu porte e sua área de atuação.
Especifique as despesas envolvidas
É necessário listar o máximo de possíveis custos envolvidos, como gastos com telefonemas, transporte, alimentação, seguro para material de trabalho, estacionamento e até gorjetas. Especificar as despesas é importante para fazer uma previsão do orçamento.
Com o levantamento de dados sobre as viagens corporativas, é possível prever o custo médio de passagens, hospedagens, refeições e deslocamentos terrestres, trabalhando, assim, com previsibilidade.
Mas atenção: ainda que lidando com gastos estimados, podem surgir eventuais despesas não previstas. Para resolver, o melhor é determinar uma quantia limite, explicando aos colaboradores que cada despesa deverá ser justificada com recibos ou notas fiscais — documentos que posteriormente devem ser apresentados pelos funcionários.
Determine (e divulgue) regras claras e objetivas
Lembre-se de que é importante pontuar aspectos no sentido de eliminar dúvidas mais comuns, o que vai depender da realidade vivida por cada empresa. Em geral, o melhor é que as normas sejam objetivas, de fácil compreensão para os funcionários e bem difundidas na empresa, para que todos tenham conhecimento e possam, portanto, orientar-se por elas.
Só tenha atenção ao nível de detalhamento, ok? Elaborar um procedimento de viagens corporativas significa criar um roteiro para orientar a equipe. Nesse aspecto, o nível de detalhamento varia conforme as necessidades da organização, existindo políticas de viagens com detalhamento básico, médio ou grande.
Normas com detalhamento básico
Em sua forma mais básica, o conjunto de regras pode contemplar orientações sobre a antecedência com que os funcionários devem realizar a cotação de voos, determinar que as viagens sejam classificadas de acordo com a finalidade (viagens a trabalho, para estudo, treinamento ou outros) e conter uma política clara para reembolsos.
Normas com detalhamento médio
Já optando por um nível maior de detalhamento, as normas podem conter um escopo bem definido quanto ao uso dos cartões corporativos, orientar que os funcionários verifiquem a real necessidade da viagem (contrapondo a opções de comunicação tecnológicas), ter diretrizes quanto à locação de veículos e hospedagem, exigir como padrão voos em classe econômica e até mesmo incluir diferenciações para itens reembolsáveis ou não.
Normas com detalhamento alto
Quando o conjunto de normas tem grande detalhamento, significa que cada item se desdobra em orientações bem específicas. Dessa forma, os funcionários são norteados até mesmo em relação a suas responsabilidades com visto e passaporte. Outro aspecto do detalhamento robusto das regras para viagens corporativas é a possibilidade de pontuar com maior rigor os prazos que os funcionários precisam respeitar quanto à organização dos deslocamentos ou a justificação das despesas.
Um dos principais benefícios do alto nível de detalhamento está em poder oferecer vantagens extras aos funcionários, como poder escolher em que hotel prefere ficar dentre as opções de hospedagem com mesma classificação, por exemplo.
Considere fixar limites diários para as despesas
A definição de um limite diário para os gastos em viagens, torna mais simples a manutenção do controle com custos estimados, limitados por dia, as ações dos funcionários durante os deslocamentos se mantêm sob certo controle, uma vez que foram previamente aprovadas.
Mantenha as normas sempre atualizadas
Atualize a política de viagens com frequência, tornando as regras tão flexíveis quanto a exigência da realidade da empresa. Quando as normas são moldadas às necessidades da organização, passam a fazer mais sentido aos olhos de gestores e acionistas. Assim, sempre que o procedimento sofrer atualizações, comunique as mudanças aos funcionários, aproveitando a oportunidade para solicitar que façam comentários e sugestões a respeito.
Não se esqueça que, com uma política devidamente esclarecida, atualizada e em pleno funcionamento, é possível gerenciar melhor o orçamento da empresa destinado às viagens corporativas.
Elabore uma política de reembolso
Os colaboradores não podem ter dúvidas sobre o processo de solicitação de reembolso. Daí a importância de esclarecer ao máximo os detalhes a esse respeito. Os viajantes precisam saber se há necessidade de recolher recibos para todas as despesas ou apenas para justificar gastos extras, se é necessário preencher relatórios, se devem requerer alguma quantia com antecedência, cumprir prazos de envio, entre outras diretrizes.
Os prazos para o recebimento do reembolso também devem ser informados com máxima clareza aos colaboradores, assim como também é necessário comunicar as consequências do não cumprimento dessas normas.
Conte com a ajuda de especialistas
A política de viagens corporativas pode ser um grande diferencial para a empresa, que passa a contar com processos mais eficientes para lidar com essa prática. Justamente por saber o valor que um procedimento bem elaborado possui, contar com o apoio de especialistas equivale a garantir o alcance de melhores resultados, não deixando que nenhuma necessidade da empresa fique desassistida.
A atuação de profissionais com experiência minimiza equívocos comuns na elaboração da política de viagens. Isso porque, afinal, esses profissionais já têm conhecimento sobre as melhores práticas para segmentos de negócios diferentes.
Com ajuda especializada, é possível ainda contar com padrões para relatórios de despesas, saber qual a melhor forma de definir estimativas e trabalhar com previsibilidade. Além disso, profissionais com expertise são capazes de fazer um levantamento mais acurado de certos dados, como destinos mais comuns e tempo de permanência mais praticado nas viagens — aspectos importantes para entender a realidade da empresa, seus fatores limitantes e o que precisa ser abordado nas normas ao definir um bom procedimento de viagens corporativas.