Organizar um evento executivo pode dar trabalho já na hora de definir o tipo de encontro, as características dele e o foco do evento.
Isso porque existem diversos tipos de eventos corporativos e cada um deles tem características, abordagens e objetivos diferentes.
Os motivos para reunir os colaboradores, clientes ou prospects de uma empresa são muitos. O objetivo pode ser a capacitação profissional da equipe, motivação, a apresentação de um novo produto ou promover momentos de descontração.
Qualquer uma dessas razões são muito eficientes para tornar os funcionários e clientes de uma empresa mais comprometidos com o seu trabalho, além de estimulá-los à produção.
Isso porque os eventos têm o poder de quebrar a rotina e dessa forma os colaboradores têm a energia renovada para seguir com as suas tarefas.
Por isso é muito importante entender as diferenças entre os eventos para acertar na hora de definir o escopo do trabalho e colocar mãos à obra.
Confira abaixo uma seleção que elaboramos com os 10 tipos de eventos corporativos mais comuns para você se inspirar e promover momentos de troca e conhecimento.
1- CONFRATERNIZAÇÕES E COMEMORAÇÕES
Esse é um dos tipos de eventos executivos mais fáceis de se organizar e que podem garantir ótimos resultados no curto prazo. Montar uma confraternização para o público interno, dependendo do objetivo e dos recursos que a empresa possui, pode ser um trabalho realizado até mesmo pelos funcionários.
Em geral, as áreas de marketing, comunicação, relações públicas e recursos humanos são os setores que se envolvem com esse tipo de organização.
E os motivos que levam a empresa a confraternizar podem ser inúmeros, como o aniversário da empresa, o fechamento de um negócio importante, mudança nas diretrizes da empresa, datas comemorativas (fim de ano, encerramento das atividades anuais, Carnaval, Páscoa, etc).
Inclusive, as confraternizações também podem fazer parte do calendário sem uma razão específica, apenas como uma política da empresa. Assim, num determinado dia todos se reúnem para um almoço ou jantar especial.
Já uma confraternização de maior porte, como o encerramento das atividades anuais ou festa de fim de ano, pode exigir mais recursos e até justifique a contratação de uma empresa terceirizada, conforme o número de convidados. Esse tipo de evento é ideal, inclusive, para reunir todos os colaboradores quando a empresa possui várias unidades.
2- PALESTRA
Nesse tipo de evento é possível abordar um tema relevante aos funcionários e clientes da empresa, mesmo que não seja um assunto intimamente ligado ao setor da mesma, mas sim ao mundo corporativo ou a questões relevantes na sociedade como um todo.
Alguns exemplos de palestras interessantes é abordar os diretos e deveres dos cidadãos, igualdade de gênero, práticas sustentáveis, leis trabalhistas e temas motivacionais. As palestras de motivação, quando ministradas por uma pessoa experiente no tema, também são muito produtivas e descontraídas.
Aqui o mais importante não é só a ambientação do evento, os materiais de apoio, coffee break e a estrutura do local, mas sim a qualidade do palestrante e a relevância do tema para o público.
É preciso alinhar com a gerência e os diretores o momento pelo qual a empresa está passando e como está o clima organizacional para utilizar que a palestra aborde um conteúdo de interesse dos funcionários e clientes e que atinja o seu objetivo. Se não forem observados esses detalhes, a chance de dar um tiro no pé é bem grande.
3- CURSO
Os cursos voltados para clientes ou para o público interno são eventos que podem ser organizados para acontecer com certa frequência num cronograma anual de temas a serem tratados.
Assim como as palestras, os cursos não exigem um planejamento minucioso, mas aqui a ideia principal é qualificar profissionalmente o público-alvo. Cada encontro pode durar um dia inteiro, mais de um dia ou mesmo um turno.
O importante, assim como no caso das palestras, é que o conteúdo seja relevante e que não seja maçante e sim bastante produtivo.
4- WORKSHOP
Esse tipo de evento se assemelha em muito com o curso, mas aqui a ideia é que os participantes não se restrinjam a receber o conteúdo passivamente, mas que coloquem a mão na massa.
Ou seja, o workshop nada mais é que um tipo de curso mais prático, sendo que ele tende a ser mais efetivo se for organizado para públicos específicos e não de forma genérica.
Para criar um ambiente mais extrovertido, menos pesado, recomendamos que esse evento seja realizado fora da empresa, num hotel ou num centro de convenções, por exemplo.
5- SEMINÁRIO
Seminários são reuniões onde um determinado assunto é desenvolvido com profundidade e que concentra uma série de conferências e atividades. O objetivo de um seminário é atualizar os conhecimentos dos participantes utilizando palestrantes de áreas específicas.
Também é possível que os próprios empregados realizem seminários, promovidos, por exemplo, pelo sindicato e demais entidades que os representem.
O ideal é que sejam convidados palestrantes diversos que abordem temas diferentes, porém voltados para o mesmo setor. É importante garantir que os palestrantes não fujam do propósito e que ofereçam um conteúdo interessante e dinâmico para todos.
6- GINCANAS
As gincanas são atividades que podem fazer parte de um evento interno ou externo. É um tipo de atividade descontraída, perfeita para ser realizada em grupos, ideais para reuniões empresariais ou para um momento de descontração durante um grande evento.
É preciso que haja um número razoável de participantes para que elas sejam realmente divertidas e desafiadoras. Elas se baseiam, basicamente, em competições onde os participantes se organizam em grupos ou podem competir até mesmo entre si.
A ideia é que seja uma diversão, portanto as provas devem ser bem engraçadas, de preferência desafios físicos como corridas, mímicas, etc. Se você puder organizar a gincana ao ar livre, melhor ainda!
7- FEIRA
Feiras e exposições são eventos de grandes proporções onde são reunidas várias empresas expositoras que possuem como objetivo tornar seus negócios conhecidos e acessíveis.
Elas acontecem para ativar um determinado setor econômico ou industrial, ou ainda para oferecer uma proposta cultural ou de entretenimento, como por exemplo, as feiras gastronômicas e de livros.
Os estandes devem ser atrativos a ponto de promover relacionamentos e gerar negócios e a distribuição de material de comunicação e brindes é praticamente obrigatória.
8- CERIMÔNIA
No ambiente executivo existem vários motivos para se criar uma cerimônia. O objetivo pode ser uma premiação de funcionários, destacar os melhores de cada setor, a posse de uma nova diretoria, a aposentadoria do presidente, a inauguração de um novo escritório, entre outros.
Trata-se de um evento geralmente formal onde há a necessidade de alguém que ocupe a função de mestre de cerimônias conduzindo as solenidades.
É preciso também que se providencie troféus ou placas de homenagem e muita atenção para evitar erros na grafia e na pronúncia dos nomes dos premiados. Nada incomoda mais do que ter o seu próprio nome escrito de maneira incorreta numa placa de homenagem ou num certificado.
9- LANÇAMENTO DE PRODUTOS
Um evento é uma das melhores ações que se pode pensar para comunicar o lançamento de um novo produto. Por se tratar de um encontro com um objetivo bem específico, ele não pode ser muito longo, ou as pessoas vão se cansar e começam a ir embora na metade do evento.
Reserve por volta de 30 minutos para falar sobre o produto e espalhe de maneira estratégica estandes com materiais impressos e vendedores habilitados para tirar dúvidas ou fechar negócios.
Se possível, programe a apresentação do produto para o meio do evento, assim dá tempo de todo mundo chegar (lembre-se que os brasileiros têm o hábito de se atrasar para qualquer coisa) e se algum convidado precisar sair antes do final, ele não perde as informações mais importantes.
Que tal oferecer pequenas amostras do produto em formato de brinde? Os participantes vão adorar.
10- FESTA PÓS EVENTO EXECUTIVO
A festa pós evento é a famosa esticadinha, aquele momento de descontração que pode ser realizada em um barzinho, um clube ou qualquer local mais descontraído.
Não é algo realmente formal, é mais um encontro depois que todos cumpriram suas tarefas no curso, no seminário ou no workshop e podem relaxar e interagir com os outros participantes.
Se o evento corporativo ocorrer num hotel, você pode organizar um pequeno coquetel no encerramento do evento na área do bar ou em algum local específico disponibilizado pelo estabelecimento. Inclusive é possível convidar até mesmo os familiares dos participantes.