Como organizar um evento corporativo?
Fazer uma festa de confraternização bem-sucedida significa ter convidados engajados, que realmente queiram estar lá, e não o façam apenas por obrigação (como acontece muito em eventos internos).
Para isso, você vai precisar de um planejamento que se adeque com o que seu público-alvo gosta de fazer, num ambiente em que eles se sintam confortáveis e felizes.
Não tem como organizar um evento corporativo sem um excelente planejamento, sob o risco de se tornarem completos desastres.
Por exemplo, desperdícios e prejuízos podem ser facilmente prevenidos com a precaução da equipe responsável pela organização. O plano de comunicação interna e a divulgação também são pontos primordiais para o sucesso do seu evento.
Siga nossas dicas para eventos corporativos e garanta uma boa comemoração!
1. Comece a organizar seu evento antecipadamente.
Eventos feitos de última hora costumam sair bem mais caros e mais propensos a erros. Portanto, comece a pensar no buffet, na lista de convidados, nas atrações e no espaço que você usará para realizar o evento pelo menos um mês antes.
É interessante criar um calendário anual de eventos da empresa, para que, assim, o orçamento seja dividido de forma mais prudente e justa. Não adianta nada querer “fazer bonito” para e acabar com todo o caixa disponível no evento e vice-versa.
2. Monte uma equipe responsável pela organização.
É importante criar uma equipe com pessoas que saibam trabalhar em grupo e que já tenham experiência com eventos. Elas provavelmente já sabem lidar com fornecedores e costumam ser mais práticas e organizadas do que o restante da equipe.
Pessoas da área de comunicação e marketing tão podem ser ideais para eventos corporativos, já que possuem facilidade em lidar com pessoas, além de terem conhecimento em divulgação de eventos, comunicados internos e outras ferramentas que facilitam esse tipo de ação.
3. Faça um checklist de todas as etapas do planejamento.
Nada como organizar um evento corporativo com ajuda de listas de tarefas! Passar para o papel é sempre a melhor maneira de organizar e seguir um plano para o desenvolvimento de projetos.
Não confie tanto no seu cérebro! É normal acabarmos esquecendo detalhes importantes. Faça um checklist para o evento corporativo e tudo acontecerá com muito mais facilidade.
Para auxiliar, faça esse checklist focando em tudo que será necessário para seu evento e vá marcando o desenvolvimento de cada etapa até que tudo esteja preparado.
Você pode usar aplicativos para controle de tarefas, como o Google Keep, que permitem a criação de checklists divididos por cartões.
4. Escolha uma boa data
Fazer eventos em datas comemorativas, principalmente durante o fim de ano, pode ser um desafio para que todos – ou a grande maioria – dos convidados compareçam. O dia da semana e a hora do evento também são fatores relevantes. Por isso, foque nos finais da semana, como o final do expediente da sexta-feira.
É importante encontrar uma data em que a equipe não esteja entrando de férias ou passando com a família. Se você quer comemorar o Natal na empresa, por exemplo, faça o evento uma ou duas semanas antes. E não se esqueça de avisar com antecedência por e-mail, além de certificar que todos estejam cientes dos detalhes!
5. Inove!
Organize brincadeiras que engajem e promovam a interação entre todo o time, para os casos de eventos internos. Em festas temáticas, brincadeiras relacionadas às datas comemorativas são ótimas formas de estreitar a relação entre a equipe.
Um bom exemplo, que já é bastante utilizado, é a o amigo oculto. Você pode fazê-lo estipulando um preço máximo ou restringindo o presente a barras de chocolate da preferência de cada um. Em festas juninas, você pode fazer pescarias, derruba-latas etc.
O importante é promover um ambiente descontraído e espontâneo!
Além de promover mais eficiência na gestão e na performance corporativa, a Siteware sabe da importância do engajamento de seus colaboradores e como organizar um evento corporativo pode ajudar neste objetivo.