Checklist eventos corporativos

Planejar, criar, elaborar um evento do zero demanda uma boa dose de organização por parte do produtor e da sua equipe para que o sucesso da empreitada seja atingido.

E esse é realmente um dos maiores desafios desse ramo, acompanhar todas as atividades e etapas que envolvem um evento, independente do tamanho dele, garantindo que tudo o que é necessário estará em seu devido lugar.

Um evento bem organizado tende a trazer resultados positivos não só durante o dia em que ele acontece, mas principalmente depois, a longo prazo, porém é importante que o planejamento e a execução sejam criteriosos.

Existem diversas ferramentas que auxiliam os responsáveis pela produção de um evento a se organizar, e talvez, a mais importante e mais conhecida seja o checklist.

O checklist de eventos corporativos é fundamental para organizar com sucesso tudo o que você precisa. Por mais que você tenha tudo na ponta da língua, é importante também colocar tudo na ponta do lápis.

Essa ferramenta é de grande ajuda principalmente quando não se organiza um evento sozinho e é preciso que todos os envolvidos estejam a par das informações relevantes a respeito do mesmo.

O QUE É UM CHECKLIST?
O checklist pode ser definido como uma lista de checagem ou de verificação onde você irá relacionar todas as tarefas a serem realizadas com os respectivos prazos e responsáveis pelo cumprimento de cada uma delas.

Existem diversos modelos de checklist, pois cada evento tem uma distribuição de tarefas diferente do anterior, por isso essa ferramenta deve ser adaptada para cada necessidade.

O mais comum é que se faça o checklist em uma planilha de Excel, dessa forma fica mais fácil compartilhar o arquivo com os profissionais que devem acompanhar cada fase da organização.

Porém existe atualmente uma gama de aplicativos, online ou não, que também permitem fácil acesso e interface amigável. Vale a pena fazer uma pesquisa.

Os elementos de cada planilha ficam a cargo do organizador do evento, sendo que quanto mais informações existir e mais detalhadas elas forem, melhor. Assim, não se corre o risco de deixar algo de fora por esquecimento.

Sugerimos que você inclua os seguintes campos:

– Nome do evento;

– Data de realização;

– Local do evento;

– Público estimado;

– Cronograma de atividades.

Não existe um modelo padrão de lista para ajudar você a organizar o seu evento, sendo que alguns itens sempre devem estar sempre presentes e outros podem variar de acordo com o tipo de evento a ser realizado. Outro exemplo de checklist é o seguinte:

– Local;

– Preparação;

– Recursos humanos;

– Recursos materiais;

– Alimentos e bebidas;

– Pós Evento.

É possível perceber que no segundo exemplo os campos escolhidos são mais amplos, sendo ainda que ambos podem se complementar. Caso você ache necessário é possível incluir mais itens no seu checklist para eventos corporativos. O importante é que para cada campo da sua planilha sejam definidos prazos e os profissionais responsáveis pelas tarefas.

COMO FAZER UM CHECKLIST PARA EVENTOS?
O cheklist deve ser uma ferramenta simples de se usar, com informações claras e que facilite a vida do produtor e da equipe, dando uma visão geral e objetiva do que já foi providenciado e do que ainda precisa ser realizado.

O item “cronograma de atividades” é aquele onde devem ser listadas todas as atividades relacionadas ao evento como contratação de serviços, pagamentos, divulgação, alvarás, entre outros. Crie uma atividade e inclua também a sua descrição para que fique bem claro para todos que utilizarem o arquivo o que deve ser feito em cada etapa.

Por exemplo, você pode criar a atividade Coffee Break e dentro dela as descrições: definição de cardápio, solicitação de orçamentos, definir fornecedor, agendar degustação, pagamento do fornecedor, etc.

É necessário ainda que exista um espaço na sua planilha para descrever em que fase (status) cada atividade está, ou seja, se ela foi ou não concluída. Por isso as planilhas no computador são mais eficientes, já que nelas é possível alterar informações com facilidade e compartilhar a lista atualizada em tempo real.

Você pode criar nomenclaturas específicas para os status de cada atividade como: pendente, em andamento, concluído e cancelado. Ou pode classificar os status por cores, tudo o que precisa de atenção e estiver pendente deverá aparecer em amarelo, por exemplo.

A organização das tarefas por cores e por status facilita a visualização e o levantamento de informações, principalmente se o número de atividades for consideravelmente grande.

APLICATIVOS QUE PODEM AJUDAR
Como dissemos anteriormente, além da boa e velha planilha de Excel, existem alguns aplicativos que podem ser compartilhados e que facilitam o gerenciamento não só das atividades mas do evento como um todo.

Confira a nossa seleção e, se possível, teste alguns deles antes de decidir qual será a ferramenta mais adequada para o seu evento e para a sua equipe.

1- Todoist
O Todoist é um aplicativo que permite que o usuário defina todos os passos de um evento de maneira bem simples e objetiva. Você consegue criar projetos e subprojetos definindo as atividades relativas a cada um deles.

Outra vantagem bem interessante é que você consegue delegar tarefas para os responsáveis para que elas colaborem em tempo real com os projetos e objetivos compartilhados. Toda modificação que for salva no projeto é encaminhada para os envolvidos por email ou por notificação push.

2- Wunderlist
O Wunderlist é um gerenciador de tarefas e embora não tenha foco específico para eventos e festas, ele é bem simples de se usar, permite a definição de prazos e cria listas colaborativas. Está disponível para PC ou pode ser sincronizado com o smartphone de toda a equipe.

Com ele você vai criar uma nova lista (o nome do seu evento) e incluir tarefas pendentes. Se a lista for coletiva, os membros da equipe recebem a solicitação para aceitar fazer parte do projeto e também é possível designar responsáveis para cada tarefa com o prazo de execução da mesma.

Você ainda consegue adicionar subtarefas, ou seja, requisitos ou itens que precisam ser realizados para que a tarefa seja concluída e tudo fica disponível em formato de checklist.

3- Google Keep
O Google Keep é uma ferramenta bem útil para organizar informações, notas, listas e fotos de maneira colaborativa. É como se fosse um caderno virtual onde você pode anotar tudo o que estiver pensando, montar listas de tarefas e de atividades de maneira bem intuitiva.

Por ser da suíte de aplicativos do Google, você consegue integrar as listas com seu email pessoal ou profissional e compartilhar as notas e demais informações salvas com os membros da sua equipe. As informações podem ser registradas em formato de áudio, imagem ou texto.

4- Trello
Com o Trello você consegue gerenciar os seus projetos em formato de listas que podem ser ajustadas de acordo com a necessidade do usuário. Você vai conseguir organizar tarefas definindo prazos, data de entrega, adição de checklists, comentários, etiquetas e anexos.

Ele permite que você crie quadros para cada etapa do processo de organização do seu evento como o planejamento, a produção, o pré e o pós evento. A interface já vem configurada com as opções “a fazer”, “em progresso” e “pronto”, mas você consegue personalizar e alterar esses termos.

5- Asana
O Asana é um aplicativo cujo objetivo é organizar o seu fluxo de trabalho ou algum projeto específico. Ele funciona como um calendário de tarefas onde você pode incluir atividades diárias, membros para cada projeto, integrar equipes e unir suas ações profissionais em um único lugar.

A interface é bem intuitiva permitindo a visualização de tarefas e projetos em formato de calendário ou de lista. A cada item concluído você consegue marcar como realizado e assim consegue focar sua atenção somente no que está pendente.

DICAS PARA FAZER UM CHECKLIST DE SUCESSO
Utilizar checklists no seu dia a dia profissional e até mesmo pessoal ajudam muito a organizar as suas atividades, os conteúdos e melhoram os seus processos. Até mesmo os processos mentais ganham com isso, pois você vai ser capaz de pensar de maneira otimizada e ganhar tempo diminuindo as possibilidades de erro.

Ambientes com alta complexidade de tarefas, como é o caso da produção de eventos, costuma enfrentar duas grandes dificuldades: uma delas é o fato de termos memória falha e a outra é quando as pessoas acham que podem pular etapas por se sentirem infalíveis.

Os checklists nos protegem desses dois problemas e podem facilmente ser implantados na rotina de qualquer área e em qualquer perfil de equipe.

Pra começar, ele deve ter as informações básicas que já listamos no começo desse artigo e cada item deve estar bem detalhado de acordo com o perfil do seu evento.

Na sequência, você precisa dividir o checklist em áreas que contemplem as atividades gerais com cronogramas, lista de participantes, serviços de apoio, entre outros. É preciso também elencar os recursos humanos como a equipe médica, recepcionistas, tradutores, operadores de áudio e vídeo, etc.

Reserve um espaço para o cerimonial, protocolo, ordem do dia, a estrutura, disposição das mesas, sinalização, local de alimentação e recursos materiais que serão utilizados.

Dessa forma tudo será abordado e nada será esquecido!

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